Już wolno korzystać z elektronicznych faktur

Wchodzi właśnie w życie rozporządzenie Ministerstwa Finansów o fakturach elektronicznych. W porównaniu z wymaganymi dotychczas przez urzędników skarbowych fakturami papierowymi, e-faktury oznaczają dla przedsiębiorców oszczędności na kosztach papieru, druku, przesyłania pocztą i składowania. Są także bardziej "ekologiczne".

Zestaw do podpisu

Zgodnie z rozporządzeniem, by wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej, trzeba mieć na to pisemną zgodę ich odbiorcy. Przedsiębiorca musi opatrywać e-faktury tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym, który - na mocy ustawy o podpisie elektronicznym z 2001 r. - jest prawnie uznawany za równoważny z odręcznym (dopuszczone jest także przesyłanie e-faktur w ramach elektronicznej wymiany danych w tzw. technologii EDI, ale zdaniem ekspertów ta opcja będzie miała znacznie węższe zastosowanie).

Bezpieczny podpis elektroniczny (wraz z tzw. kwalifikowanym certyfikatem) wydają w Polsce tylko cztery firmy wpisane do odpowiedniego rejestru w Ministerstwie Gospodarki: Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR), Unizeto, Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych oraz TP Internet. Taki podpis jest przypisany do osoby (nie do przedsiębiorstwa). Wydając certyfikat, firma certyfikacyjna weryfikuje tożsamość klienta.

Aby podpisywać faktury bezpiecznym e-podpisem, przedsiębiorca zazwyczaj będzie musiał kupić certyfikat, kartę kryptograficzną z oprogramowaniem, aplikację do składania podpisu oraz czytnik do karty (podłączany do komputera). Taki zestaw np. w KIR kosztuje 610 zł (po roku trzeba tylko przedłużyć certyfikat, co już jest dużo tańsze). - Pozwoli mu to na wystawianie i przesyłanie zarówno pojedynczych faktur, jak i na automatyczne, wielokrotne składanie podpisu pod licznymi e-fakturami - mówi dyr. Elżbieta Włodarczyk z KIR.

Jej zdaniem takie rozwiązanie zaspokoi potrzeby większości przedsiębiorstw zainteresowanych e-fakturami, a wydatek - biorąc pod uwagę korzyści i oszczędności z e-faktur - jest nieduży. Wielkie firmy, które chciałyby wystawiać e-faktury automatycznie w naprawdę masowych ilościach i postanowią zintegrować funkcję bezpiecznego e-podpisu ze swoimi systemami finansowo-księgowymi, czekać będzie jednak nieporównywalnie poważniejszy wydatek rzędu co najmniej kilkunastu tysięcy złotych.

Kupią, nie kupią?

Podczas prac nad ministerialnym rozporządzeniem jego krytycy, głównie firmy teleinformatyczne, alarmowały, że rygorystyczny (i zbędny ich zdaniem) wymóg opatrywania faktur bezpiecznym e-podpisem sprawi, że w istocie będzie to udogodnienie martwe. Wkrótce okaże się, czy miały rację. Dzisiaj bezpieczny podpis elektroniczny jest w Polsce wykorzystywany sporadycznie. Jak powiedziano nam w KIR, firma ta zawarła dotychczas kilkaset umów na świadczenie usług certyfikacyjnych związanych z bezpiecznym e-podpisem.

- Teraz jednak widzimy bardzo duże zainteresowanie e-podpisem i wykorzystaniem go do faktur elektronicznych. Firmy dzwonią, pytają, chcą z tego korzystać. Konieczność stosowania bezpiecznego e-podpisu ich nie zraża, przeciwnie - zapewnia dyr. Elżbieta Włodarczyk z KIR.

Najwięcej faktur wystawiają operatorzy telekomunikacyjni i zakłady energetyczne. Zdaniem Zbigniewa Golca z sieci komórkowej Era GSM wymóg bezpiecznego e-podpisu ograniczy powszechność e-faktur. - Nie będziemy prowadzić żadnej promocji e-faktur wśród klientów, bo w tej sytuacji byłaby to strata pieniędzy. Małe firmy będą mówić, a po co mi jedna e-faktura, skoro od pozostałych kontrahentów będę dostawał papier? Po co mi dwie ewidencje? - tłumaczy Golec. Jego zdaniem choć Era zaoferuje klientom e-faktury, to skorzystają z nich tylko największe korporacje. - 99 proc. klientów nie będzie nimi zainteresowanych - przewiduje specjalista z Ery.

Iwona Jarzębska, rzeczniczka warszawskiego dostawcy energii Stoen (należy do niemieckiego potentata RWE), mówi, że jej firma na razie bada sprawę. - Oczywiście jesteśmy zainteresowani wprowadzeniem faktur elektronicznych. Od strony technicznej STOEN jest już praktycznie do tego przygotowany - mówi Jarzębska. - Ale zanim zdecydujemy się na wprowadzenie takiej formy rozliczeń z klientami, musimy oszacować ilu byłoby zainteresowanych oraz przeanalizować nasze koszty i korzyści ze stosowania e-faktur. Ewentualne wprowadzenie ich w życie byłoby poprzedzone akcją informacyjną i zebraniem odpowiednich oświadczeń od klientów - dodaje rzeczniczka STOEN.