Fiat, włoski producent samochodów, pod koniec lat 90. XX w. postanowił wprowadzić system business intelligence (BI). Firma stworzyła światową sieć dostawców części, ale pracownicy nie mieli praktycznej możliwości śledzenia i kontrolowania tych dostaw.
Podczas testów oprogramowania BI odkryto ze zdumieniem, że popielniczka samochodowa do taniego Fiata Punto jest o połowę droższa niż popielniczka w luksusowym modelu Alfa 166. Różnica cen nie była duża, jednak w tamtym czasie Fiat produkował ponad pół miliona samochodów rocznie. Po podliczeniu kosztów okazało się, że traci na zbyt drogich popielniczkach kilkaset tysięcy dolarów rocznie.
Ta historia pokazuje, że systemy business intelligence mogą być dobrym narzędziem do poszukiwania oszczędności. I jak się okazuje, można je znaleźć w najbardziej nieoczekiwanych miejscach.
Potop danych
Problemem Fiata było to, że tonął w informacjach. Miał w tamtym czasie ponad dwa tysiące dostawców, zakłady produkcyjne na całym świecie, m.in. w Brazylii i w Polsce, oraz miliony klientów. Dopiero oprogramowanie business intelligence pozwoliło menedżerom firmy nad tym wszystkim zapanować.
— Systemy BI sprawdzają się wszędzie tam, gdzie jest duża liczba danych lub wiele ich źródeł, np. bardzo wiele transakcji lub bardzo dużo drobnych produktów. Sprawdzają się bardziej w obszarach strategicznych niż operacyjnych. Typową domeną są działania sprzedażowe. Systemy BI pozwalają na analizę zachowań konsumentów, dostrzeganie tendencji czy grupowanie pod względem planowanych działań — tłumaczy Piotr Senator, kierownik projektu Sage ERP X3 z Sage.
Oprogramowanie business intelligence zapewnia szybki i dokładny wgląd w stan firmy oraz możliwość wykrywania zależności między pozornie niepowiązanymi informacjami.
— Systemy BI same z siebie nie znajdują oszczędności, ale są doskonałym narzędziem do precyzyjnego ich optymalizowania. W czasach spowolnienia firmy tną koszty wszędzie. Jednak dzięki szybkim i dokładnym analizom prowadzonym pod różnymi kątami i w różnych ujęciach menedżerowie mogą w wybranych dziedzinach ograniczyć koszty w większym stopniu, zachowując pewność, że te oszczędności tylko minimalnie ograniczą potencjał całej firmy — uważa Marek Grzebyk, dyrektor zarządzający Hogart Business Intelligence.
Miejsce oszczędności
Dziedzin, w których systemy BI mogą pomóc znaleźć oszczędności, jest wiele — poczynając np. od analizy opłacalności planowanej inwestycji jeszcze przed jej uruchomieniem. Dzięki oprogramowaniu tej klasy można próbować przewidzieć reakcję klientów na nowy produkt lub usługę.
— Innym zastosowaniem może być wykorzystanie zintegrowanej informacji do właściwego identyfikowania miejsc w firmie, w których koszty rozkładają się nieoptymalnie. Analiza kosztów operacyjnych lub badanie efektywności oferowanych produktów pozwala optymalizować działania w miejscach, które są wąskim gardłem firmy — przekonuje Mariusz Rafało, kierownik portfela projektów BI w Infovide-Matrix.
Spore oszczędności można uzyskać, wykorzystując narzędzia BI do działań sprzedażowych i marketingowych. Pozwalają m.in. na przygotowanie grupy docelowej dla kampanii marketingowej, a także na zmierzenie efektywności tej kampanii.
— Zebranie informacji o klientach z różnych systemów i analiza ich zachowań czy segmentacja bazy to zadnia trudne i kosztowne bez wykorzystania specjalistycznych narzędzi. Ograniczenie grupy docelowej klientów dla kampanii marketingowej znacząco ogranicza jej koszty — wyjaśnia Mariusz Rafało.
Znane są przypadki, gdy dzięki narzędziom BI odkryto nieznane wcześniej zachowania klientów. Dzięki temu utworzono dostosowane do nich programy marketingowe.
System ostrzegania
Oprogramowanie BI można uzupełnić dodatkowym systemem wczesnego ostrzegania, który umożliwia podjęcie właściwych działań, kiedy duża liczba zmiennych nie pozwala się opierać na intuicji.
— Systemy BI dostarczają informacji, które pozwalają zidentyfikować źródła problemów w firmie. Pomagają wykryć powody nieefektywności, np. nietypowe czy dotychczas niewystępujące koszty — mówi Piotr Senator.
Dodatkową zaletą systemów BI jest to, że są coraz prostsze w użyciu. A to oznacza, że użytkownicy mogą szybko otrzymać potrzebne im dane dzięki samodzielnie przygotowanym zapytaniom bez angażowania informatyków czy analityków, którzy mogą się zająć innymi zadaniami. A optymalne wykorzystania zasobów kadrowych też przecież daje oszczędności.